CONTRACTA-ARCHIVE est une société de gestion d’archives physiques et numériques de documents et données, dotée de compétences au service de ses partenaires. La direction de CONTRACTA-ARCHIVE fait connaître la politique de la QHSE et de confidentialité pour son système de gestion conçu comme un outil opérationnel, conformément aux exigences des normes internationales dans le domaine et à la réglementation en vigueur.

CONTRACTA-ARCHIVE a pour objectif fondamental d’atteindre la satisfaction maximale de ses clients par des services répondant à leurs exigences et attentes, avec l’engagement de respecter les exigences du client, les exigences légales et réglementaires applicables, et d’améliorer continuellement l’efficacité du système de gestion. Dans ce cadre, pour CONTRACTA-ARCHIVE, être un leader du secteur est une culture, une ligne de conduite, un esprit et une vision qui se traduisent par un engagement constant en s’appuyant sur le déploiement des axes stratégiques suivants :

En Matière de Qualité
CONTRACTA-ARCHIVE s’efforce de maintenir et renforcer les relations de partenariat et de confiance avec les parties intéressées. La conformité avec les exigences légales, réglementaires et internes est essentielle. L’amélioration de l’environnement de travail est une priorité, tout comme la surveillance continue des compétences. Il est crucial de maîtriser les exigences qui déterminent le fonctionnement des systèmes de management et le système de gestion pour assurer l’efficacité des actions. L’implication, la responsabilisation, la redynamisation et la motivation du personnel sont au cœur de notre démarche. Une communication efficace entre les services est mise en œuvre et entretenue. La protection des données personnelles et professionnelles est assurée par la meilleure combinaison possible de technologie, de personnes et de procédés. Nous planifions et développons des activités pour l’amélioration continue de nos services et de nos processus. La planification et l’amélioration de nos processus se font en adoptant et en promouvant des objectifs de qualité progressivement plus ambitieux, et en identifiant des domaines d’amélioration pour accroître notre compétitivité dans le cadre d’un cycle d’amélioration continue. La conformité aux normes internationales les plus récentes pour la gestion de documents (iSIGMA) est un engagement permanent.

En Matière de Sécurité et Environnement
La direction et le personnel de CONTRACTA-ARCHIVE connaissent et appliquent cette politique à tous les niveaux. Chacun est conscient de son rôle et de sa responsabilité personnelle en matière de prévention des risques d’accident, d’atteinte à la santé ou de dommage à nos prestations ou à l’environnement. Partout où elle exerce ses activités, CONTRACTA s’engage au respect des lois et des réglementations qui lui sont applicables, à la mise en œuvre des recommandations professionnelles et des meilleures pratiques. CONTRACTA-ARCHIVE procède systématiquement à l’analyse des risques, des situations dangereuses, des incidents et des accidents afin de mettre en œuvre les actions correctives et préventives qui s’imposent. Tout nouveau site d’intervention fait l’objet d’une évaluation des risques pour la sécurité, la santé et l’environnement, en intégrant toutes les connaissances techniques, le retour d’expérience CONTRACTA-ARCHIVE et les plans de prévention clients. CONTRACTA a mis en place des entrepôts sécurisés et dédiés au stockage des archives physiques et à l’hébergement des données certifiés selon la norme ISO 27001. Ces entrepôts sont équipés de vidéo surveillance incluant les systèmes de surveillance à distance, de systèmes de prévention des incendies, de contrôle de la température des entrepôts, et de prévention et lutte contre les nuisibles. CONTRACTA-ARCHIVE veille à économiser les ressources naturelles et à réduire l’impact résiduel, que ce soit en termes d’émission, d’effluents ou de déchets de l’ensemble de ses activités afin de préserver le milieu naturel. CONTRACTA-ARCHIVE adopte une attitude constructive de transparence et de dialogue vis-à-vis des tiers sur sa politique en matière de sécurité, de santé et de protection de l’environnement, ses engagements, ses projets et ses réalisations présentes et futures. CONTRACTA-ARCHIVE s’engage au quotidien à former et sensibiliser le personnel et à maintenir les compétences pour une réalisation optimale de nos prestations en toute sécurité.

En Matière de Confidentialité
CONTRACTA-ARCHIVE s’engage à mener ses activités dans le respect total de la confidentialité des données qui nous sont confiées. À cet effet, les précautions suivantes sont mises en place : identification des archives par code-barre, affectation d’emplacement aléatoire, gestion sécurisée des accès aux archives, anonymat des unités d’archives gérées, et clause de confidentialité contractuelle pour tous les membres du personnel.